Архівний відділ Апарат виконкому

Оновлено: 01.02.2017, 12:18

Графік роботи:

Понеділок09:00-18:00Четвер09:00-18:00
Вівторок09:00-18:00П'ятниця09:00-16:45
Середа09:00-18:00Субота, неділявихідний
* Обідня перерва з 13:00 до 14:00

Контакти:

79000, Львів, вул. Дорошенка; 23
+38 (032) 297-57-78
+38 (032) 235-78-47

Документи

Інформація про діяльність

  • Повноваження
  • Основні завдання
  • Положення
  1. Складання і за погодженням з Державним архівом Львівської області подання на затвердження Львівському міському голові планів розвитку архівної справи у місті та забезпечення їх виконання.
  2. Централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території м. Львова, та інших архівних документів, які не належать до Національного архівного фонду
  3. Зберігання документів Національного архівного фонду, які мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території м. Львова.
  4. Забезпечення зберігання, обліку і охорони:
  5. Документів Національного архівного фонду, які утворилися у процесі існуючих і тих, які діяли раніше на сучасній території м. Львова державних органів, підприємств, установ та організацій.
  6. Документів Національного архівного фонду, які утворилися у процесі діяльності профспілкових, кооперативних, творчих та інших об’єднань громадян, переданих за їхньою згодою до архіву.
  7. Документів особового походження, які надійшли до архіву у встановленому порядку.
  8. Фотодокументів (негативів і позитивів) та відео-фото-документів, що мають значення для вивчення історії м. Львова.
  9. Документів, переданих на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, а також об’єднаннями громадян.
  10. Організація роботи з включенням документів до Національного архівного фонду або виключенням документів з нього незалежно від місця їх зберігання на території м. Львова і форм власності на них.
  11. Підготовка матеріалів для проведення державної реєстрації документів Національного архівного фонду незалежно від місця їх зберігання на території м. Львова і форм власності на них.
  12. Контроль за збиранням на території м. Львова документальних пам’яток.
  13. За дорученням Державної архівної служби України контроль за дотриманням власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства України щодо здійснення права власності на зазначені документи.
  14. Інформування Державного архіву Львівської області про виявлення архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий, а також про продаж документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
  15. Складання і за погодженням з Державним архівом Львівської області подання на затвердження Львівському міському голові переліку підприємств, установ та організацій, документи яких підлягають зберіганню в архіві, підготовка пропозицій щодо уточнення цього списку.
  16. Приймання у встановленому порядку для постійного чи тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду від підприємств, установ, організацій міста та громадян.
  17. Контроль та перевірка ведення діловодства на підприємствах, в установах та організаціях м. Львова незалежно від форм власності, роботу їх архівних підрозділів, умови зберігання документів у них, надання їм методичної допомоги у впровадженні прогресивних систем діловодства та зберігання документів.
  18. Подання Львівському міському голові пропозицій щодо створення спеціалізованих архівних установ для тимчасового зберігання архівних документів, що не входять до складу Національного архівного фонду.
  19. Вивчення, узагальнення та поширення досвіду роботи архівних установ.
  20. Ведення зведеного обліку архівних документів, які зберігаються на підприємствах, в установах та організаціях м. Львова, подання належних відомостей про них Державному архіву Львівської області.
  21. Організація надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам та організаціям з впорядкування документів і використання їх інформації, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства, підвищення кваліфікації працівників архівів (архівних підрозділів) і діловодних служб підприємств, установ та організацій.
  22. Розгляд номенклатур справ, поданих підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, об’єднаннями громадян, та підготовлені ними описи справ постійного зберігання і справ з особового складу, актів про знищення документів, які не підлягають зберіганню, подання їх на розгляд експертно-перевірної комісії.
  23. Розгляд анотованих переліків документів, які підлягають віднесенню до унікальних документальних пам’яток, подання їх на затвердження експертно-перевірної комісії.
  24. Передача Державному архіву Львівської області у визначені ним терміни документів та довідкового апарату до них для постійного зберігання.
  25. Створення і вдосконалення довідкового апарату до документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архіві.
  26. Інформування органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій про склад і зміст документів, які зберігаються в архіві, надання можливості ознайомлюватися з ними користувачам, організація використання інформації архівних документів на виставках, у радіо- і телепередачах, пресі тощо.
  27. Видача підприємствам, установам та організаціям у встановленому порядку архівних довідок, копій та витягів з документів, які перебувають на зберіганні в архіві, а громадянам - довідок соціально-правового характеру.

Основними завданнями відділу є:

  • Здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста.
  • Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі – юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та / або юридичними особами приватного права (надалі – приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших документів, які не належать до Національного архівного фонду (надалі – трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства.
  • Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, які мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, які в них містяться.
  • Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

Загальні положення

  1. Архівний відділ Львівської міської ради (надалі – відділ) є виконавчим органом Львівської міської ради відповідно до ухвали міської ради від 26.05.2016 № 505 “Про затвердження структури виконавчих органів Львівської міської ради, загальної чисельності апарату ради та її виконавчих органів“, утвореним відповідно до Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні“.
  2. Відділ є підзвітним і підконтрольним міській раді, виконавчому комітету міської ради, Львівському міському голові і керуючому справами виконкому та підпорядкований керуючому справами виконкому. З питань організації та методики ведення архівної справи архівний відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби, Державного архіву Львівської області.
  3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи“, іншими законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, ухвалами міської ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями Львівського міського голови, цим Положенням, іншими нормами законодавства України.
  4. Відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.
  5. Повне найменування відділу: архівний відділ Львівської міської ради.
  6. Юридична адреса відділу: 79000, м. Львів, вул. П. Дорошенка, 23, поштова адреса: 79006, м. Львів, пл. Ринок, 1.

Структура та організація роботи

  1. Відділ очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади Львівський міський голова за поданням керуючого справами виконкому у порядку, визначеному законодавством.
  2. Працівників відділу призначає на посади та звільняє з посад Львівський міський голова за поданням начальника архівного відділу з погодженням керуючого справами виконкому у порядку, визначеному законодавством.
  3. Службові обов’язки працівників архівного відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються начальником архівного відділу.
  4. Відділ видає накази організаційно-розпорядчого характеру.
  5. Начальник відділу:
    1. Здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність перед міською радою, Львівським міським головою, виконавчим комітетом, керуючим справами виконкому за виконання покладених на відділ завдань.
    2. Організовує роботу та визначає міру відповідальності всіх працівників відділу, розподіляє завдання між працівниками архівного відділу, контролює їх виконання.
    3. Вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, які знаходяться на зберіганні.
    4. Проводить прийом громадян, розглядає звернення, які належать до компетенції архівного відділу.
    5. Видає у межах компетенції накази, організовує і контролює їх виконання.
    6. Представляє архівний відділ з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю.
    7. У процесі реалізації завдань та функцій відділу забезпечує взаємодію відділу з іншими виконавчими органами міської ради.
    8. Організовує виконання рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень Львівського міського голови.
    9. Надає пропозиції про встановлення надбавок і доплат, присвоєння рангів, преміювання, надання відпусток і матеріальних допомог (допомоги на оздоровлення при наданні щорічної відпустки та матеріальної допомоги для вирішення соціально-побутових питань), службових відряджень працівникам відділу, проведення їх оцінки, застосування заходів дисциплінарного впливу та дисциплінарних стягнень тощо.
    10. Здійснює інші повноваження, передбачені законодавством України, ухвалами міської ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями Львівського міського голови, цим Положенням.

Компетенція відділу

  1. До компетенції відділу належать такі повноваження:
    1. Реалізація політики, визначеної Львівським міським головою, міською радою та її виконавчим комітетом відповідно до щодо архівної справи і діловодства та реалізація прийнятих ними рішень.
    2. Здійснення у частині наданої компетенції делегованих органам місцевого самоврядування та їх виконавчим органам повноважень.
    3. Підготовка і подання на розгляд міської ради, виконавчого комітету міської ради стратегії розвитку м. Львова архівної справи і діловодства, пропозицій для складання та реалізації місцевих програм.
    4. Підготовка проектів ухвал міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень Львівського міського голови, візування проектів актів відповідно до компетенції.
    5. Забезпечення здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції.
    6. Забезпечення доступу до публічної інформації, розпорядником якої є відділ.
    7. Розгляд звернень громадян, підприємств, установ та організацій.
    8. Розгляд депутатських запитів та звернень народних депутатів України, депутатських запитів, запитань та звернень депутатів місцевих рад; забезпечення належного розгляду депутатських запитів .
    9. Забезпечення представництва інтересів відділу в органах державної влади, підприємствах, установах, організаціях всіх форм власності безпосередньо керівником або на підставі виданої керівником довіреності.
    10. Створення експертної комісії (надалі – ЕК) для експертизи цінності документів. Положення та персональний склад ЕК затверджується начальником архівного відділу на підставі Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1226/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 25.06.2013 № 1061/23593.
  2. Архівний відділ відповідно до покладених на нього завдань:
    1. Складає і за погодженням з Державним архівом Львівської області подає на затвердження Львівському міському голові плани розвитку архівної справи у місті та забезпечує їх виконання.
    2. Забезпечує зберігання, облік і охорону:
      1. Документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих архівному відділу органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території міста.
      2. Документів особового походження.
      3. Друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, які використовуються для довідково-інформаційної роботи.
      4. Облікових документів і довідкового апарату до них.
    3. Організовує роботу з включенням документів до Національного архівного фонду або виключенням документів з нього незалежно від місця їх зберігання на території м. Львова і форм власності на них.
    4. Проводить у встановленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування.
    5. Інформує Державний архів Львівської області про виявлення архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий, а також про продаж документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
    6. Складає і за погодженням з Державним архівом Львівської області подає на затвердження Львівському міському голові перелік підприємств, установ та організацій, документи яких підлягають зберіганню в архіві, готує пропозиції щодо уточнення цього списку.
    7. Подає на затвердження Державному архіву Львівської області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу.
    8. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів.
    9. Надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності трудових архівів.
    10. Веде зведений облік архівних документів, які зберігаються на підприємствах, в установах та організаціях м. Львова, подає належні відомості про них Державному архіву Львівської області.
    11.  Організовує надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам та організаціям з впорядкування документів і використання їх інформації, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства, підвищення кваліфікації працівників архівів (архівних підрозділів) і діловодних служб підприємств, установ та організацій.
    12. Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архіві.
    13. Здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу.
    14. Організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством.
    15. Передає Державному архіву Львівської області у визначені ним терміни документи та довідковий апарат до них для подальшого зберігання.
    16. Видає архівні довідки, копії документів, витяги та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає у встановленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обгрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї.
    17. Розглядає номенклатури справ, поданих підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, об’єднаннями громадян, та підготовлені ними описи справ постійного зберігання і справ з особового складу, актів про вилучення для знищення документів, які не внесені до Національного архівного фонду, подання їх на розгляд експертної комісії.
    18. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
  3. Архівний відділ забезпечує виконання інших повноважень, покладених на відділ відповідно до законодавства України, актів міської ради, виконавчого комітету, Львівського міського голови.

Права відділу

  1. Для реалізації завдань та виконання повноважень, передбачених цим Положенням, іншими нормативними актами, відділ має право:
    1. Залучати фахівців органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, які належать до його компетенції.
    2. Здійснювати контроль, проводити перевірки та аналітичну роботу з питань, які належать до його компетенції.
    3. Отримувати у встановленому порядку від органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію, необхідну для виконання покладених на нього завдань.
    4. Отримувати у встановленому порядку від посадових осіб міської ради документи, довідки, розрахунки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань
    5. Скликати у встановленому порядку наради з питань, які належать до його компетенції.
    6. Брати участь у засіданнях виконавчого комітету, інших дорадчих і колегіальних органів, нарадах, які проводяться у міській раді.
    7. Залучати працівників виконавчих органів міської ради для підготовки проектів нормативних актів та інших документів, а також для розробки і здійснення заходів, які проводить відділ відповідно до покладених на нього обов’язків.
    8. Відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом.
    9. Звертатись до суду з позовними заявами у порядку, встановленому законодавством України, у тому числі про визнання незаконними актів органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, які обмежують права територіальної громади, а також повноваження відділу та його посадових осіб.
    10. Вносити подання до відповідних органів про притягнення до відповідальності посадових осіб, які ігнорують законні вимоги та рішення міської ради, її виконавчих органів, прийняті у межах їх повноважень.
    11. Брати участь у конференціях, семінарах, круглих столах тощо, сприяти у межах компетенції у їх проведенні.
    12. Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів.
    13. Отримувати у встановленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, які підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, які містять інформацію з обмеженим доступом.
    14. Проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
    15. Звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи.
    16. Порушувати у встановленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду.
    17.  Порушувати у порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.
    18. Встановлювати ціни на роботи і послуги, які виконуються архівним відділом.
  2. Архівний відділ при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форми власності.

Фінансування та матеріально-технічне забезпечення діяльності відділу

  1. Відділ утримується за рахунок коштів міського бюджету м. Львова у межах кошторису виконавчого комітету Львівської міської ради.
  2. Працівники відділу є посадовими особами місцевого самоврядування, їх основні права, обов’язки, відповідальність, умови оплати праці і соціально-побутового забезпечення визначаються Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування“ та іншими законодавчими актами.
  3. Граничну чисельність працівників відділу встановлює Львівський міський голова у межах загальної чисельності працівників виконавчих органів, затвердженої міською радою.
  4. Структуру відділу затверджує виконавчий комітет.
  5. Штатний розпис відділу затверджує керуючий справами виконкому за погодженням з департаментом фінансової політики.

Відповідальність посадових осіб відділу

  1. Посадові особи відділу повинні сумлінно виконувати свої службові обов’язки, шанобливо ставитися до громадян, керівників і співробітників, дотримуватися високої культури спілкування, не допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам служби чи негативно вплинути на репутацію міської ради, її виконавчих органів та посадових осіб.
  2. Посадові особи відділу несуть відповідальність згідно з законодавством України.
  3. Матеріальна шкода, завдана незаконними діями чи бездіяльністю посадових осіб відділу при здійсненні ними своїх повноважень, відшкодовується у встановленому законодавством порядку.

Заключні положення

  1. Ліквідацію та реорганізацію відділу проводить міська рада за поданням Львівського міського голови у порядку, встановленому законодавством України.
  2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.