Архівний відділ

4.1. До компетенції відділу належать такі повноваження:
4.1.1. Реалізація політики, визначеної Львівським міським головою, міською радою та її виконавчим комітетом щодо архівної справи і діловодства, та реалізація прийнятих ними рішень.
4.1.2. Здійснення у частині наданої компетенції делегованих органам місцевого самоврядування та їх виконавчим органам повноважень.
4.1.3. Підготовка і подання на розгляд міської ради, виконавчого комітету стратегії розвитку Львівської міської територіальної громади у профільній сфері, пропозицій для складання та реалізації місцевих програм.
4.1.4. Підготовка проектів ухвал міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень Львівського міського голови, візування проектів актів відповідно до компетенції.
4.1.5. Координація діяльності та контроль за роботою працівників відділу.
4.1.6. Здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції.
4.1.7. Забезпечення доступу до публічної інформації, розпорядником якої є відділ.
4.1.8. Розгляд звернень громадян, підприємств, установ та організацій.
4.1.9. Розгляд депутатських запитів та звернень народних депутатів України, депутатських запитів, запитань та звернень депутатів місцевих рад.
4.1.10. Представництво інтересів відділу в органах державної влади, підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності.
4.1.11. Сприяння діяльності органів суду, прокуратури, юстиції, служби безпеки, Національної поліції, Національного антикорупційного бюро України, адвокатури і Державної кримінально-виконавчої служби України.
4.1.12. Складання і за погодженням з Державним архівом Львівської області подання на затвердження Львівському міському голові планів розвитку архівної справи на території Львівської міської територіальної громади та забезпечення їх виконання.
4.1.13. Централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території Львівської міської територіальної громади, та інших архівних документів, які не належать до Національного архівного фонду.
4.1.14. Зберігання документів Національного архівного фонду, які мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території Львівської міської територіальної громади.
4.1.15. Забезпечення зберігання, обліку і охорони:
4.1.15.1. Документів Національного архівного фонду, які утворилися у процесі існуючих і тих, які діяли раніше на сучасній території Львівської міської територіальної громади державних органів, підприємств, установ та організацій.
4.1.15.2. Документів Національного архівного фонду, які утворилися у процесі діяльності профспілкових, кооперативних, творчих та інших об’єднань громадян, переданих за їхньою згодою до архіву.
4.1.15.3. Документів особового походження, які надійшли до архіву у встановленому порядку.
4.1.15.4. Фотодокументів (негативів і позитивів) та відео-, фото-документів, що мають значення для вивчення історії Львівської міської територіальної громади.
4.1.15.5. Документів, переданих на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, а також об’єднаннями громадян.
4.1.15.6. Облікових документів і довідкового апарату до документів.
4.1.16. Організація роботи з включенням документів до Національного архівного фонду або виключенням документів з нього незалежно від місця їх зберігання на території Львівської міської територіальної громади і форм власності на них.
4.1.17. Підготовка матеріалів для проведення державної реєстрації документів Національного архівного фонду незалежно від місця їх зберігання на території Львівської міської територіальної громади і форм власності на них.
4.1.18. Контроль за збиранням на території Львівської міської територіальної громади документальних пам’яток.
4.1.19. За дорученням Державної архівної служби України контроль за дотриманням власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства України щодо здійснення права власності на зазначені документи.
4.1.20. Інформування Державного архіву Львівської області про виявлення архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий, а також про продаж документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
4.1.21. Складання і за погодженням з Державним архівом Львівської області подання на затвердження Львівському міському голові переліку підприємств, установ та організацій, документи яких підлягають зберіганню в архіві, підготовка пропозицій щодо уточнення цього списку.
4.1.22. Приймання у встановленому порядку для постійного чи тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду від підприємств, установ, організацій міста та громадян.
4.1.23. Контроль та перевірка ведення діловодства на підприємствах, в установах та організаціях на території Львівської міської територіальної громади незалежно від форм власності, роботу їх архівних підрозділів, умови зберігання документів у них, надання їм методичної допомоги у впровадженні прогресивних систем діловодства та зберігання документів.
4.1.24. Подання Львівському міському голові пропозицій щодо створення спеціалізованих архівних установ для тимчасового зберігання архівних документів, що не входять до складу Національного архівного фонду.
4.1.25. Вивчення, узагальнення та поширення досвіду роботи архівних установ.
4.1.26. Ведення зведеного обліку архівних документів, які зберігаються на підприємствах, в установах та організаціях на території Львівської міської територіальної громади, подання належних відомостей про них Державному архіву Львівської області.
4.1.27. Організація надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам та організаціям з впорядкування документів і використання їх інформації, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства, підвищення кваліфікації працівників архівів (архівних підрозділів) і діловодних служб підприємств, установ та організацій.
4.1.28. Розгляд номенклатур справ, поданих підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, об’єднаннями громадян, та підготовлені ними описи справ постійного зберігання і справ з особового складу, актів про знищення документів, які не підлягають зберіганню, подання їх на розгляд експертно-перевірної комісії.
4.1.29. Розгляд анотованих переліків документів, які підлягають віднесенню до унікальних документальних пам’яток, подання їх на затвердження експертно-перевірної комісії.
4.1.30. Передача Державному архіву Львівської області у визначені ним терміни документів та довідкового апарату до них для постійного зберігання.
4.1.31. Створення і вдосконалення довідкового апарату до документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архіві.
4.1.32. Інформування органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій про склад і зміст документів, які зберігаються в архіві, надання можливості ознайомлюватися з ними користувачам, організація використання інформації архівних документів на виставках, у радіо- і телепередачах, пресі тощо.
4.1.33. Видача підприємствам, установам та організаціям у встановленому порядку архівних довідок, копій та витягів з документів, які перебувають на зберіганні в архіві, а громадянам – довідок соціально-правового характеру.

Основними завданнями відділу є:

2.1.1. Здійснення управління архівною справою і діловодством на території Львівської міської територіальної громади.
2.1.2. Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі – юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та / або юридичними особами приватного права (надалі – приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших документів, які не належать до Національного архівного фонду (надалі – трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства.
2.1.3. Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, які мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, які в них містяться.
2.1.4. Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

1.1. Архівний відділ Львівської міської ради (надалі – відділ) є виконавчим органом Львівської міської ради відповідно до ухвали міської ради від 04.02.2021 № 32 “Про затвердження структури виконавчих органів Львівської міської ради, загальної чисельності апарату ради та її виконавчих органів“, утвореним відповідно до Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні“.
1.2. Відділ є підзвітним і підконтрольним міській раді, виконавчому комітету міської ради, Львівському міському голові і підпорядкований керуючому справами виконкому.
1.3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи“, іншими законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, ухвалами міської ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями Львівського міського голови, цим Положенням, іншими нормами законодавства України.
З питань організації та методики ведення архівної справи архівний відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби, Державного архіву Львівської області.
1.4. Відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.
1.5. Повне найменування відділу: архівний відділ Львівської міської ради.
1.6. Юридична адреса відділу: 79000, м. Львів, вул. П. Дорошенка, 23, поштова адреса: 79006, м. Львів, пл. Ринок, 1.

2.1. Основними завданнями відділу є:
2.1.1. Здійснення управління архівною справою і діловодством на території Львівської міської територіальної громади.
2.1.2. Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі – юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та / або юридичними особами приватного права (надалі – приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших документів, які не належать до Національного архівного фонду (надалі – трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства.
2.1.3. Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, які мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, які в них містяться.
2.1.4. Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

3.1. Відділ очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади Львівський міський голова за поданням керуючого справами виконкому у порядку, визначеному законодавством.
Начальник відділу безпосередньо підпорядкований керуючому справами виконкому, йому підконтрольний та підзвітний.
3.2. Працівників відділу призначає на посади та звільняє з посад Львівський міський голова за поданням начальника архівного відділу у порядку, визначеному законодавством.
3.3. Посадові особи архівного відділу виконують функції та здійснюють повноваження відповідно до розподілу обов’язків, визначених начальником відділу.
3.4. Відділ видає накази організаційно-розпорядчого характеру.
3.5. Начальник відділу:
3.5.1. Здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність перед міською радою, Львівським міським головою, виконавчим комітетом, керуючим справами виконкому за виконання покладених на відділ завдань.
3.5.2. Організовує роботу та визначає міру відповідальності всіх працівників відділу, розподіляє завдання між працівниками архівного відділу, контролює їх виконання.
3.5.3. У процесі реалізації завдань та функцій відділу забезпечує взаємодію відділу з іншими виконавчими органами міської ради.
3.5.4. Організовує виконання рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень Львівського міського голови.
3.5.5. Підписує видані у межах компетенції відділу накази, організовує перевірку їх виконання.
3.5.6. Вносить Львівському міському голові подання про призначення на посади та звільнення з посад працівників відділу (крім працівників номенклатури посад Львівського міського голови), приймає участь в організації та проведенні конкурсів на заміщення вакантних посад у відділі, проведенні оцінки виконання працівниками посадових обов’язків, застосуванні заходів дисциплінарного впливу та дисциплінарних стягнень, погоджує питання службових відряджень, надання відпусток і допомоги для оздоровлення при наданні щорічної відпустки та матеріальної допомоги для вирішення соціально-побутових питань тощо (за винятком працівників, які належать до номенклатури посад Львівського міського голови).
3.5.7. Вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, які знаходяться на зберіганні.

4.1. До компетенції відділу належать такі повноваження:
4.1.1. Реалізація політики, визначеної Львівським міським головою, міською радою та її виконавчим комітетом щодо архівної справи і діловодства, та реалізація прийнятих ними рішень.
4.1.2. Здійснення у частині наданої компетенції делегованих органам місцевого самоврядування та їх виконавчим органам повноважень.
4.1.3. Підготовка і подання на розгляд міської ради, виконавчого комітету стратегії розвитку Львівської міської територіальної громади у профільній сфері, пропозицій для складання та реалізації місцевих програм.
4.1.4. Підготовка проектів ухвал міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень Львівського міського голови, візування проектів актів відповідно до компетенції.
4.1.5. Координація діяльності та контроль за роботою працівників відділу.
4.1.6. Здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції.
4.1.7. Забезпечення доступу до публічної інформації, розпорядником якої є відділ.
4.1.8. Розгляд звернень громадян, підприємств, установ та організацій.
4.1.9. Розгляд депутатських запитів та звернень народних депутатів України, депутатських запитів, запитань та звернень депутатів місцевих рад.
4.1.10. Представництво інтересів відділу в органах державної влади, підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності.
4.1.11. Сприяння діяльності органів суду, прокуратури, юстиції, служби безпеки, Національної поліції, Національного антикорупційного бюро України, адвокатури і Державної кримінально-виконавчої служби України.
4.1.12. Складання і за погодженням з Державним архівом Львівської області подання на затвердження Львівському міському голові планів розвитку архівної справи на території Львівської міської територіальної громади та забезпечення їх виконання.
4.1.13. Централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території Львівської міської територіальної громади, та інших архівних документів, які не належать до Національного архівного фонду.
4.1.14. Зберігання документів Національного архівного фонду, які мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території Львівської міської територіальної громади.
4.1.15. Забезпечення зберігання, обліку і охорони:
4.1.15.1. Документів Національного архівного фонду, які утворилися у процесі існуючих і тих, які діяли раніше на сучасній території Львівської міської територіальної громади державних органів, підприємств, установ та організацій.
4.1.15.2. Документів Національного архівного фонду, які утворилися у процесі діяльності профспілкових, кооперативних, творчих та інших об’єднань громадян, переданих за їхньою згодою до архіву.
4.1.15.3. Документів особового походження, які надійшли до архіву у встановленому порядку.
4.1.15.4. Фотодокументів (негативів і позитивів) та відео-, фото-документів, що мають значення для вивчення історії Львівської міської територіальної громади.
4.1.15.5. Документів, переданих на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, а також об’єднаннями громадян.
4.1.15.6. Облікових документів і довідкового апарату до документів.
4.1.16. Організація роботи з включенням документів до Національного архівного фонду або виключенням документів з нього незалежно від місця їх зберігання на території Львівської міської територіальної громади і форм власності на них.
4.1.17. Підготовка матеріалів для проведення державної реєстрації документів Національного архівного фонду незалежно від місця їх зберігання на території Львівської міської територіальної громади і форм власності на них.
4.1.18. Контроль за збиранням на території Львівської міської територіальної громади документальних пам’яток.
4.1.19. За дорученням Державної архівної служби України контроль за дотриманням власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства України щодо здійснення права власності на зазначені документи.
4.1.20. Інформування Державного архіву Львівської області про виявлення архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий, а також про продаж документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
4.1.21. Складання і за погодженням з Державним архівом Львівської області подання на затвердження Львівському міському голові переліку підприємств, установ та організацій, документи яких підлягають зберіганню в архіві, підготовка пропозицій щодо уточнення цього списку.
4.1.22. Приймання у встановленому порядку для постійного чи тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду від підприємств, установ, організацій міста та громадян.
4.1.23. Контроль та перевірка ведення діловодства на підприємствах, в установах та організаціях на території Львівської міської територіальної громади незалежно від форм власності, роботу їх архівних підрозділів, умови зберігання документів у них, надання їм методичної допомоги у впровадженні прогресивних систем діловодства та зберігання документів.
4.1.24. Подання Львівському міському голові пропозицій щодо створення спеціалізованих архівних установ для тимчасового зберігання архівних документів, що не входять до складу Національного архівного фонду.
4.1.25. Вивчення, узагальнення та поширення досвіду роботи архівних установ.
4.1.26. Ведення зведеного обліку архівних документів, які зберігаються на підприємствах, в установах та організаціях на території Львівської міської територіальної громади, подання належних відомостей про них Державному архіву Львівської області.
4.1.27. Організація надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам та організаціям з впорядкування документів і використання їх інформації, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства, підвищення кваліфікації працівників архівів (архівних підрозділів) і діловодних служб підприємств, установ та організацій.
4.1.28. Розгляд номенклатур справ, поданих підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, об’єднаннями громадян, та підготовлені ними описи справ постійного зберігання і справ з особового складу, актів про знищення документів, які не підлягають зберіганню, подання їх на розгляд експертно-перевірної комісії.
4.1.29. Розгляд анотованих переліків документів, які підлягають віднесенню до унікальних документальних пам’яток, подання їх на затвердження експертно-перевірної комісії.
4.1.30. Передача Державному архіву Львівської області у визначені ним терміни документів та довідкового апарату до них для постійного зберігання.
4.1.31. Створення і вдосконалення довідкового апарату до документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архіві.
4.1.32. Інформування органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій про склад і зміст документів, які зберігаються в архіві, надання можливості ознайомлюватися з ними користувачам, організація використання інформації архівних документів на виставках, у радіо- і телепередачах, пресі тощо.
4.1.33. Видача підприємствам, установам та організаціям у встановленому порядку архівних довідок, копій та витягів з документів, які перебувають на зберіганні в архіві, а громадянам – довідок соціально-правового характеру.

5.1. Для реалізації завдань та виконання повноважень, передбачених цим Положенням, іншими нормативними актами, відділ має право:
5.1.1. Залучати фахівців органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, які належать до його компетенції.
5.1.2. Здійснювати контроль, проводити перевірки та аналітичну роботу з питань, які належать до його компетенції.
5.1.3. Отримувати у встановленому порядку від органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію, необхідну для виконання покладених на нього завдань.
5.1.4. Отримувати у встановленому порядку від посадових осіб міської ради документи, довідки, розрахунки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
5.1.5. Скликати у встановленому порядку наради з питань, які належать до його компетенції.
5.1.6. Брати участь у засіданнях виконавчого комітету, інших дорадчих і колегіальних органів, нарадах, які проводяться у міській раді.
5.1.7. Залучати працівників виконавчих органів міської ради для підготовки проектів нормативних актів та інших документів, а також для розробки і здійснення заходів, які проводить відділ відповідно до покладених на нього обов’язків.
5.1.8. Заслуховувати звіти про роботу працівників відділу.
5.1.9. Звертатись до суду з позовними заявами у порядку, встановленому законодавством України, у тому числі про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи, про визнання незаконними актів органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, які обмежують права територіальної громади, а також повноваження органів та посадових осіб місцевого самоврядування.
5.1.10. Вносити подання до відповідних органів про притягнення до відповідальності посадових осіб, які ігнорують законні вимоги та рішення міської ради, її виконавчих органів, прийняті у межах їх повноважень.
5.1.11. Брати участь у конференціях, семінарах, круглих столах тощо, сприяти у межах компетенції у їх проведенні.
5.1.12. Відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом.
5.1.13. Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів.
5.1.14. Отримувати у встановленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, які підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, які містять інформацію з обмеженим доступом.
5.1.15. Проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
5.1.16. Порушувати у встановленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду.
5.1.17. Порушувати у порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.
5.1.18. Встановлювати ціни на роботи і послуги, які виконуються архівним відділом.

6.1. Відділ утримується за рахунок коштів бюджету Львівської міської територіальної громади у межах видатків, затверджених у кошторисі виконавчого комітету Львівської міської ради.
6.2. Працівники відділу є посадовими особами місцевого самоврядування, їх основні права, обов’язки, відповідальність, умови оплати праці і соціально-побутового забезпечення визначаються Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування“ та іншими законодавчими актами.
6.3. Граничну чисельність працівників відділу встановлює Львівський міський голова у межах загальної чисельності працівників виконавчих органів, затвердженої міською радою.
6.4. Структуру відділу затверджує виконавчий комітет.
6.5. Штатний розпис відділу затверджує керуючий справами виконкому за погодженням з департаментом фінансової політики.

7.1. Посадові особи відділу повинні сумлінно виконувати свої службові обов’язки, шанобливо ставитися до громадян, керівників і співробітників, дотримуватися високої культури спілкування, не допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам служби чи негативно вплинути на репутацію міської ради, її виконавчих органів та посадових осіб.
7.2. Посадові особи відділу несуть відповідальність згідно з законодавством України.
7.3. Матеріальна шкода, завдана незаконними діями чи бездіяльністю посадових осіб відділу при здійсненні ними своїх повноважень, відшкодовується у встановленому законодавством порядку.

8.1. Ліквідацію та реорганізацію відділу проводить міська рада за поданням Львівського міського голови у порядку, встановленому законодавством України.
8.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.